Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach staje się codziennością. Stajemy jednak przed wyzwaniem wykorzystania jej bez kompromisów w zakresie bezpieczeństwa danych oraz narażenia interesu firmy przez wykorzystywanie błędnych informacji podawanych czasem przez ogólnodostępne czaty AI (tzw. halucynacje AI).
Minusem wykorzystania tego typu rozwiązań jest brak ich dostępu do plików firmowych. Jak radzą sobie z tym pracownicy? Najczęściej przekazują lub przeklejają fragmenty firmowej dokumentacji do darmowych wersji modeli, które następnie wykorzystują je do dalszej nauki. Prosty sposób na narażenie tajemnicy, a nawet złamania zapisów umów i ryzyko kar.
Rozwiązaniem są narzędzia natywnie zintegrowane z wewnętrznie wykorzystywanymi systemami, takie jak Asystent AI.
Korzyści integracji AI z wewnętrznymi systemami firmowymi
Integracja AI z firmowymi systemami to klucz nie tylko do wyższej efektywności, ale również do bardziej precyzyjnego zarządzania danymi i procesami. Asystent AI sprawnie współpracuje z najczęściej wykorzystywanymi narzędziami, w tym systemami CRM, ERP, EOD (elektroniczny obieg dokumentów) oraz popularnymi platformami do komunikacji i zarządzania zadaniami, jak Slack, Teams, SharePoint czy Jira. To połączenie tworzy jeden, spójny ekosystem wspierający pracowników w ich codziennej pracy. Wartości, jakie niesie ze sobą takie rozwiązanie, to między innymi:
Natychmiastowy dostęp do zasobów z dowolnego miejsca – dzięki integracji Asystenta AI z systemami, takimi jak SharePoint i CRM, pracownicy mogą szybko uzyskać potrzebne informacje na podstawie aktualnych i rzeczywistych danych firmowych. Przyspiesza to proces podejmowania decyzji.
Zarządzanie dostępami – naturalnym jest, że poszczególne działy w firmie korzystają i mają dostęp do innego zakresu plików. Asystent umożliwia zarządzanie dostępami użytkowników, a przy generowaniu odpowiedzi korzysta jedynie z dokumentów udostępnionych danemu użytkownikowi.
Wiarygodne odpowiedzi – możesz korzystać z asystenta w dwóch modelach: albo wykorzystując tylko informacje z wewnętrznej bazy, albo korzystając dodatkowo z bazowej wiedzy modelu. W przypadku wykorzystania przez model danych spoza Twojej bazy zostaniesz o tym poinformowany/a. Asystent poinformuje Cię również o braku wystarczających danych do stworzenia odpowiedzi, dzięki czemu unikniesz wspomnianych halucynacji AI.
Efektywność pracy i oszczędność czasu
Asystent to przede wszystkim ułatwienie codziennej pracy, który oferuje dostęp do wszystkich zasobów firmy (pod warunkiem zastosowania odpowiedniej integracji) w jednym miejscu. Nie musisz przełączać się pomiędzy systemami szukając informacji, możesz zadać pytanie w jednym czacie i otrzymać potrzebne dane wyciągnięte z różnych narzędzi. Co z tego masz?
Skrócenie czasu wyszukiwania informacji – Zamiast ręcznie przeszukiwać CRM, ERP czy system dokumentacji, pracownicy mogą zadawać pytania bezpośrednio w Asystencie, które sprawnie agreguje i filtruje wyniki, dostarczając dokładne odpowiedzi.
Wsparcie w tworzenia dokumentów i podsumowań – Asystent automatycznie generuje treści, takie podsumowania e-maili czy szkice dokumentów.
Przykłady zastosowań integracji w procesach biznesowych
W pełni zintegrowane z systemami wewnętrznymi Asystent AI otwiera wiele możliwości dla firm:
Zarządzanie klientami i sprzedażą Dział sprzedaży, korzystając z integracji z CRM i ERP, ma natychmiastowy dostęp do pełnych danych o klientach, ich historii zamówień i szczegółów kontaktowych. To usprawnia proces personalizacji oferty, budowania relacji i szybszego reagowania na potrzeby klientów.
Obsługa zadań i projektów Integracja z narzędziami, jak Jira i Slack, umożliwia automatyczne przydzielanie zadań i śledzenie ich statusu.
Wsparcie działów HR Działy HR, dzięki Asystentowi AI, mogą szybko odpowiadać na pytania pracowników dotyczące polityki firmy, procedur urlopowych i warunków zatrudnienia. Automatyzacja pozwala HR na szybsze obsłużenie większej liczby zapytań, co poprawia satysfakcję pracowników i zwiększa efektywność działu.
Podsumowanie
Integracja Asystenta AI z wewnętrznie wykorzystywanymi systemami może stanowić przełom w zakresie zarządzania danymi i automatyzacji procesów. Dzięki centralnemu dostępowi do informacji oraz narzędziom kontroli dostępu firmy mają możliwość pełnego wykorzystania możliwości AI przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa i zgodności z wewnętrznymi standardami. To krok ku inteligentnej cyfryzacji, który może naprawdę odmienić funkcjonowanie organizacji.