Kiedy warto zbudować system dedykowany, mimo dojrzałego rynku rozwiązań pudełkowych?

Rynek systemów IT oferuje dziś gotowe rozwiązania dla większości obszarów biznesowych. CRM-y, ERP-y, systemy zakupowe, platformy analityczne – lista jest długa i stale się rozszerza. W tej sytuacji pytanie o sens budowy systemu dedykowanego wydaje się nie tylko uzasadnione, ale wręcz konieczne do zadania przed każdą większą inwestycją IT. Decyzja o wyborze systemu dotyczy jednak nie technologii ani dostępnych funkcjonalności, ale fundamentalnie odmiennych podejść do modelu działania organizacji, tempa adaptacji do zmian rynkowych i stopnia kontroli nad własnym rozwojem technologicznym.

Systemy pudełkowe projektuje się pod wspólny mianownik rynku

Rozwiązania standardowe powstają z założeniem, że obsłużą typowe procesy biznesowe i zaspokoją uśrednione potrzeby największej możliwej grupy klientów. To ich niezaprzeczalna siła, ale jednocześnie fundamentalne ograniczenie. Organizacje osiągające trwałą przewagę rynkową różnicują się często nie samymi procesami, które realizują, ale sposobem ich realizacji: jak liczą koszty jednostkowe, w jaki sposób zarządzają ryzykiem operacyjnym, jak łączą dane z różnych źródeł, czy jak szybko reagują na zmiany regulacyjne lub warunki rynkowe.

System pudełkowy w takim przypadku przestaje być neutralnym narzędziem wspierającym biznes. Zaczyna narzucać organizacji określony sposób działania, zmuszając ją do dostosowania procesów do możliwości systemu zamiast odwrotnie.

Problematyczna sekwencja: "najpierw pudełko, potem się zobaczy"

Częste założenie w organizacjach brzmi: wdrażamy system standardowy, który pokryje większość naszych potrzeb, a jeśli w przyszłości przestanie wystarczać – wtedy pomyślimy o alternatywie lub rozbudowie.

Praktyka jednak wygląda zupełnie inaczej i rzadko zgodnie z tym optymistycznym scenariuszem: system zostaje wdrożony z określonymi oczekiwaniami, szybko pojawiają się odstępstwa od standardowych procesów wynikające z rzeczywistych potrzeb biznesowych, dokładane są kolejne modyfikacje i obejścia, logika biznesowa zaczyna lądować w dodatkowych integracjach, skryptach i niestandardowych rozwiązaniach, a odpowiedzialność za spójność całego ekosystemu stopniowo się rozmywa.

Po dwóch latach działania organizacja ma całkowity koszt posiadania zbliżony do systemu dedykowanego, elastyczność mniejszą niż w czystym rozwiązaniu standardowym i architekturę trudną do dalszego rozwoju oraz utrzymania.

Kryteria wyboru systemu dedykowanego

System dedykowany ma realny sens biznesowy, gdy spełniony jest co najmniej jeden z kluczowych warunków, choć w praktyce najciekawsze przypadki dotyczą sytuacji, gdzie występuje kilka z nich jednocześnie.

• Gdy procesy organizacji stanowią rzeczywistą przewagę konkurencyjną i unikalny sposób działania firmy bezpośrednio przekłada się na jej pozycję rynkową, oddanie kontroli nad tymi procesami w ręce systemu pudełkowego oznacza świadome ograniczenie lub nawet eliminację tej przewagi.

  
  

• Tam, gdzie model biznesowy podlega częstym i nieprzewidywalnym zmianom, a adaptacyjność staje się kluczowym czynnikiem sukcesu, elastyczność systemu przestaje być opcją, a staje się krytycznym parametrem kosztowym i konkurencyjnym. System powinien wspierać organizację nie w jej obecnym kształcie, ale taką, jaką stanie się za 3-6 lat, uwzględniając planowane zmiany strategiczne, ekspansję czy restrukturyzację.

• Jeżeli rzeczywista wartość dla klienta i przewaga konkurencyjna powstają głównie na styku wielu różnych systemów, źródeł danych i usług zewnętrznych, system dedykowany pozwala świadomie i precyzyjnie zaprojektować odpowiedzialności poszczególnych komponentów oraz przepływy informacji między nimi.

• W organizacjach działających jednocześnie w wielu różnych reżimach – obsługujących różne rynki geograficzne, podlegających różnym regulacjom, stosujących odmienne modele rozliczeń czy posiadających złożone struktury organizacyjne – próba uśrednienia wszystkich tych różnic w ramach jednego standardowego rozwiązania zazwyczaj kończy się organizacyjnym chaosem i stratą efektywności.

• Ostatecznie, gdy całkowity koszt "dopasowywania się do systemu" – w postaci zmian procesów, dodatkowej pracy administracyjnej, obejść i frustracji użytkowników – zaczyna przekraczać koszt budowy i utrzymania dedykowanego rozwiązania, organizacja de facto zaczyna pracować pod system, a nie system pod organizację.

Kiedy system pudełkowy pozostaje lepszym wyborem

System standardowy pozostaje rozsądnym i efektywnym wyborem w wielu sytuacjach, które wcale nie są rzadkie:

• gdy procesy organizacji są względnie stabilne, dobrze ustandaryzowane i nie stanowią źródła przewagi konkurencyjnej,

• gdy czas wdrożenia i szybkie osiągnięcie podstawowej funkcjonalności ma zdecydowanie większą wartość biznesową niż długoterminowa elastyczność,

• gdy organizacja świadomie akceptuje pewne kompromisy funkcjonalne w zamian za niższe koszty i mniejsze ryzyko,

• gdy zmiany w modelu biznesowym są rzadkie, przewidywalne i dobrze planowalne,

• gdy IT pełni w organizacji przede wszystkim funkcję wspierającą codzienne operacje, a nie strategiczną rolę w realizacji celów biznesowych.

Ukryte koszty systemów pudełkowych

Koszty systemów standardowych bardzo rzadko stanowią realny problem na etapie podejmowania decyzji zakupowej, gdy porównuje się głównie ceny licencji i szacunkowe koszty wdrożenia. Prawdziwe koszty pojawiają się dopiero w fazie operacyjnej i często są trudne do precyzyjnego oszacowania na początku:

• ciągłe utrzymanie i rozwój niestandardowych modyfikacji oraz odstępstw od standardowych procesów,

• kosztowne integracje realizowane "naokoło" systemu, gdy nie oferuje on natywnych możliwości połączenia z kluczowymi aplikacjami,

• ograniczenia wynikające z roadmapy producenta, który może nie uwzględniać specyficznych potrzeb danej branży lub organizacji,

• znaczące opóźnienia w reagowaniu na pilne zmiany biznesowe wynikające z sztywności systemu.

Te koszty mają tendencję do narastania wraz ze skalą działania organizacji i jej złożonością, a jednocześnie rzadko są widoczne w standardowych kalkulacjach przygotowywanych na etapie wyboru rozwiązania.

System dedykowany jako element architektury

System dedykowany, aby przynosić długoterminowe korzyści, musi być traktowany jako świadomy i przemyślany element całej architektury IT organizacji, a nie jako izolowane rozwiązanie problemu. Musi mieć jasno określoną i ograniczoną odpowiedzialność w ramach szerszego ekosystemu systemów, nie może dublować funkcji już realizowanych przez inne aplikacje, i powinien wzmacniać spójność i efektywność całej architektury, zamiast wprowadzać dodatkową złożoność.

Bez tej architektonicznej dyscypliny i świadomego projektowania roli systemu w szerszym kontekście, nawet najlepiej zaprojektowane rozwiązanie dedykowane może szybko przekształcić się w kolejny monolit – drogi w utrzymaniu, trudny w dalszym rozwoju i blokujący przyszłe zmiany.

Rzeczywista natura decyzji

W praktyce organizacje rzadko wybierają między "systemem pudełkowym" a "systemem dedykowanym" jako alternatywami technologicznymi. W rzeczywistości dokonują wyboru między fundamentalnie różnymi filozofiami zarządzania IT i strategiami biznesowymi: wybierają między zachowaniem pełnej kontroli nad kluczowymi procesami a akceptacją pewnego stopnia zależności od zewnętrznego dostawcy, między maksymalizacją długoterminowej elastyczności a priorytetowym traktowaniem standaryzacji i przewidywalności, między krótkoterminowym spokojem wynikającym z wyboru "sprawdzonego" rozwiązania a budowaniem długoterminowej zdolności do szybkiej adaptacji i zmian.

Kluczowe dla podjęcia właściwej decyzji jest przeprowadzenie rzetelnej analizy koszt-korzyść w rzeczywistej perspektywie 3-10 lat, która uwzględni nie tylko obecne potrzeby i ograniczenia organizacji, ale również prawdopodobne scenariusze rozwoju biznesu, zmiany regulacyjne, ewolucję rynku i planowane kierunki strategiczne.

Podsumowanie

System dedykowany ma biznesowy sens przede wszystkim tam, gdzie organizacja podejmuje świadomą decyzję o różnicowaniu się na rynku poprzez unikalny sposób działania, potrzebuje zachować zdolność do szybkiego reagowania na nieprzewidywalne zmiany otoczenia i chce utrzymać pełną kontrolę nad kierunkami własnego rozwoju technologicznego. W takich przypadkach system dedykowany przestaje być kosztowną alternatywą dla "normalnych" rozwiązań – staje się strategicznym narzędziem realizacji celów biznesowych i podstawą długoterminowej przewagi konkurencyjnej.